Wo Unternehmen falsch sparen

Plötzlich muss man für den Kaffee bezahlen, das WC-Papier ist billiger und die Kantine wird geschlossen – nicht immer sind diese bei Unternehmen beliebten Sparmaßnahmen wirtschaftlich sinnvoll, wie Elmar Wiederin von The Boston Consulting Group Schweiz sagt.

Von Zoé Baches

„Wir müssen sparen“. Es gibt wohl keinen Arbeitnehmer, der diesen Satz in den letzten Jahren nicht von seinem Arbeitgeber gehört hat. Mehrmals. Und mit Sicherheit immer dann, wenn eine liebgewonnene Gewohnheit plötzlich wegrationalisiert worden ist. Plötzlich ist der Empfang nicht mehr besetzt und die Besucher müssen sich per Telefon anmelden, für den Kaffee muss bezahlt werden oder die Toiletten werden nur noch zwei Mal in der Woche statt täglich gereinigt.

Elmar Wiederin, Senior Partner und Chairman von The Boston Consulting Group Schweiz, bestätigt, dass die Nachfrage nach Kosteneffizienzprogrammen auf Kundenseite deutlich angestiegen ist. In der Tendenz würden Unternehmen mit hohen Margen und hauptsächlich qualifizierten Mitarbeitern, wie Banken, Versicherer oder die Pharmabranche, eher später als früher handeln, sobald es um Kostenabbau geht. Branchen wie der Handel beispielsweise, ein Geschäft mit tiefen Margen und einer großen Zahl weniger qualifizierter Mitarbeiter, hätten dagegen hier schon früher angesetzt.

Grundsätzlich sei es natürlich nicht falsch, wenn sich ein Unternehmen die Kostenseite anschaut, betont Wiederin. Doch laute die große Frage, wo und wie richtig gespart werden soll. Viele von Unternehmen initiierte Maßnahmen, wie beispielsweise der Einkauf von billigerem WC-Papier, würden eher einer Verzweiflungstat ähneln, denn einen wirklich wirtschaftlichen Nutzen zu generieren. „Es gibt wirtschaftlich sinnvolle Sparmaßnahmen und solche, die primär eine Signalwirkung haben. Auch die zweiten können richtig sein“, so Wiederin. Aber insgesamt sei wichtig, dass eine Gesellschaft keinen hektischen Aktivismus fahre, nur um zu zeigen „wir sind jetzt am Sparen“. Kostensenkungen sollten stets eine Logik haben, verhältnismäßig sein und eine gute Mischung an wirtschaftlicher Wirkung zu Signalwirkung haben.

NZZ Online legte Wiederin eine (nicht repräsentative) Umfrage zu den zehn meistgenannten Sparmaßnahmen von Arbeitnehmern vor. Wie bewertet der Profi, der seit über 25 Jahren in der weltweit aktiven Beratungsfirma tätig ist, diese aus wirtschaftlicher und nachhaltiger Sicht?

 

Zahlen für den Kaffee

Plötzlich muss der Mitarbeiter für den bis dahin gratis verfügbaren Kaffee bezahlen – diese Maßnahme gilt auch für bisher gratis angebotene Sandwiches, Obst, Mineralwasser etc.
Wiederin betont, dass diese Maßnahme „wenig wirtschaftliche Wirkung“ hat und zudem einige Risiken birgt. „Rechnen Sie das mal auf“, fordert er. Angenommen, ein Mitarbeiter befinde sich 200 Tage pro Jahr im Büro und trinke zwei Kaffees pro Tag. Folglich spare das Unternehmen pro Jahr etwa 500 Franken pro Mitarbeiter. Nur, wenn man den Kaffee nicht mehr gratis abgebe, habe das Folgen: Der Mitarbeiter gehe den Kaffee vielleicht auswärts trinken, bleibe also länger vom Arbeitsplatz weg und, für Wiederin entscheidend, auch das Networking unter den Kollegen und der soziale Kontakt werde geringer. Der Kaffeeraum sei der sozialste Bereich in einem Unternehmen. Man könne sogar so weit gehen, zu sagen, dass jeder Mensch grundsätzlich zu wenig trinke und es gesundheitlich schädlich ist, wenn plötzlich weniger getrunken wird, da das Mineralwasser bezahlt werden müsse.
„Ist Ihnen dieser Verlust an sozialem Austausch unter den Mitarbeitern wirklich die 500 Franken pro Jahr wert?“, fragt Wiederin.
Sparen bei der Hygiene

Beliebt ist auch, dass auf den Mitarbeiter-Toiletten plötzlich billigere Handtücher oder günstigeres WC-Papier verwendet wird. Wiederin bezeichnet dies als eine der sinnlosesten Sparmaßnahmen überhaupt. „Nichts spricht dagegen, das gleiche WC-Papier an einem anderen Ort billiger als bisher zu beziehen, aber eine schlechtere Qualität zu kaufen, das ist unverhältnismässiger Blödsinn“.

Eine solche Maßnahme werde von jedem Mitarbeitenden jeden Tag aufs Neue verspürt. Wirtschaftlich gesehen handle es sich hier nicht um einen großen Wurf, doch provoziere es geradezu zynische Kommentare. Sinnvoller ist es, so Wiederin, dort zu sparen, wo es für Mitarbeiter nicht spürbar, es aber für die Kostenrechnung relevant wird. Das könne beispielsweise bei einem zentralisierten Einkauf über einen günstigeren Anbieter erreicht werden.

 

Sparen beim Büromaterial

Viele Unternehmen rufen dazu auf, beim Büromaterial zu sparen: Das Druckpapier beidseitig benutzen, die Zahl der Farbdrucke zu reduzieren, Bleistifte zu rationieren mit der Vorgabe, diese bis zum kleinstmöglichen Stummel zu benutzen oder aber das schön gedruckte Briefpapier nicht mehr oder nur noch auf Anweisung abzugeben.

Für Wiederin sind das wirtschaftliche Sparmöglichkeiten, die auch unter dem Aspekt „Umweltschutz“ Sinn machen können. Wiederin führt als Beispiel den weitgehenden Verzicht auf Farbkopien an bei Firmen, die bisher viele Präsentationen mehrmals farbig ausgedruckt hatten. Damit können mehrere tausend Franken pro Mitarbeiter und Jahr gespart werden. Allerdings, Wiederin betont auch hier, „selbst in solchen Fällen rate ich dem Unternehmen, die Mitarbeiter auf die Zusammenhänge aufmerksam zu machen. Was macht mehr Sinn für uns: 50.000 Franken mehr für Farbkopien auszugeben oder das Geld z.B. in eine schönere Weihnachtsfeier investieren?“ „Für mich“, so Wiederin, „macht das zweite mehr Sinn“.

 

Kantine schließen ohne Ersatzangebot

Eine besonders drastische Maßnahme einer Geschäftsleitung ist, die hauseigene Kantine zu schließen und zwar ohne ein angemessenes gleich günstiges Ersatzangebot anzubieten. Wiederin betont, dass wohl nur im wirtschaftlichen Notfall zu einer derart drastischen Maßnahme gegriffen werden sollte.
Bei einer Mitarbeiter-Kantine handle es sich um einen Treffpunkt für die Mitarbeiter, wo es auch zu Zufallsbegegnungen zwischen Angestellten komme, die sich sonst nicht treffen würden. „Den sozialen Effekt eines Mitarbeiterrestaurants erachte ich als so wichtig, dass ich nur einem Unternehmen in einem wirklich ernsten Liquiditätsengpass zur Schließung raten würde.“ Wiederin weist auch darauf hin, dass die Mitarbeiter ohne Kantine gezwungen sein werden, mehr Zeit fürs Mittagessen (und somit fern vom Arbeitsplatz) aufzuwenden.

Allerdings fügt Wiederin noch an, dass wenn eine Firma eine hauseigene Kantine betreibe, diese auch gut sein müsse. Nur frische und ausgeglichene Kost fördere die Moral und die Gesundheit. Fast noch schlimmer als keine Kantine ist eine mit ungesundem oder schlechtem Angebot. „Dann lieber gar keine Kantine.“

 

Keine eigenen Arbeitsplätze mehr

Immer mehr Firmen gehen dazu über, ihren Angestellten keine eigenen Arbeitsplätze mehr anzubieten, sondern nur noch so genannte „Log-in-Stationen“ zur Verfügung zu stellen. Sprich, jeder Mitarbeiter kommt am Morgen ins Büro und logt sich entweder per Passwort an einem freien Computer oder mit seinem Laptop an einem freien Pult ein.
Diese Maßnahme kann gemäß Wiederin wirtschaftlich Sinn machen, beispielsweise wenn ein Unternehmen dadurch wesentlich Miete sparen kann. Wenn viele Angestellte das Büro nur ein oder zwei Mal pro Woche brauchen, „kann zu Recht gefragt werden, ob wirklich jeder Mitarbeiter seine eigenen fünf Quadratmeter braucht, oder ob es nicht mehr Vorteile hat, wenn man sich bei Bedarf an einem schönen großen Arbeitsplatz, den man sich teilt, einloggen kann.“

Allerdings gebe es auch hier eine Grenze, dann nämlich, wenn die Arbeitsproduktivität wegen Lärm, Gerüchen oder Klima abnehme. Herrschten beispielsweise 28 Grad in einem kleineren Büro, wo sich Mitarbeiter hineinquetschen müssen, dann gingen diese Mitarbeiter früher nach Hause oder melden sich schneller krank. „Ein Krankheitstag ist für ein Unternehmen sehr teuer“, betont Wiederin. Seien die Mitarbeiter aber praktisch jeden Tag im Büro, mache ein eigener Arbeitsplatz auf jeden Fall mehr Sinn.

 

Externalisierung von Dienstleistungen

Plötzlich gibt es keine Empfangsdame mehr oder das Sekretariat, die Informationstechnologie (IT), die Putzequipe oder der Postdienst wird ausgelagert. Billiger wird es allemal, da die Externen meist weniger kosten als Interne, die der Entlohnungspolitik des Hauses unterstehen.
Eine solche Auslagerung kann durchaus Sinn machen, führt Wiederin aus. Er nimmt allerdings Bereiche wie Empfang und Sekretariat davon aus. „Denn diese sind Visitenkarten nach außen und sollten unter der Kontrolle des Unternehmens bleiben“. Die Auslagerung der Putzequipe aber – solange diese gleichwertig oder besser putze als die bisherige – lohne sich wirtschaftlich. Wiederin gibt zudem zu bedenken, dass ein intern angestelltes Reinigungsteam eigentlich immer das fünfte Rad am Wagen sei, da es nicht zum Kerngeschäft einer Firma gehöre. „Es ist sehr gut möglich, dass die Externen besser putzen und dann auch noch stolzer auf die Leistung sind, wenn sie in einem darauf spezialisierten Unternehmen arbeiten“. Das gleiche könne man bei vielen IT-Outsourcing-Übungen beobachten. „Wohin gehen die guten Leute? Doch am liebsten zum Besten in der Branche und der findet sich meistens in den speziell auf diese Dienstleistung fokussierten Firmen“, so Wiederin.

 

Abschaffung von Privilegien

Muss ein Unternehmen den Gürtel enger schnallen, fallen auch Privilegien wie großzügige Spesenreglements, das Taxifahren, der Firmenwagen oder das Fliegen erster Klasse. „Solche Maßnahmen können wirtschaftlich durchaus viel bringen“, so Wiederin. Primär handle es sich dabei jedoch um eine Kulturfrage: Soll ein Zeichen gesetzt werden, dass jetzt alle sparen müssen, vom Junior bis zum Inhaber? Sekundär, so Wiederin weiter, müsse die Praktikabilität einbezogen werden. „Was bringt es mir, wenn ich zwar das günstigste aller Flugtickets habe, dieses aber dann nicht mehr umbuchen kann und nutzlos am Flughafen herumsitze, wenn nicht die optimale Abflugzeit gewählt werden kann?“

 

Versicherungsprämien auf Mitarbeiter abwälzen

Früher bezahlte das Unternehmen die private Abteilung im Krankheitsfall oder die Unfallversicherung, nun soll der Mitarbeiter plötzlich alles selber bezahlen. Was hält Wiederin von dieser Idee? „Ich finde, dass Kürzungen von Leistungen bei der Unfallversicherung, den Pensionsplänen oder den Krankenkassen in eine Portfoliobetrachtung zum Kostensparen eingebracht werden können“. Hier müsse überlegt werden, ob der Mitarbeiter den größten Nutzen bei einer Zahlung an die Versicherung habe oder ob ein etwas höheres Einkommen Mehrwert stiften könnte? Oft würden diese „Fringe Benefits“ das Unternehmen mehr kosten als sie dem Mitarbeiter wert sind.

 

Richtiger Personalabbau

Ein besonders heikles Thema ist der Personalabbau. Arbeitnehmer haben oft das Gefühl, dass bei größeren Abbau-Übungen nicht die Leistung, sondern andere Kriterien im Vordergrund stehen. Macht es beispielsweise wirklich Sinn, wenn ein Unternehmen auf breiter Front frühpensioniert, also ältere und erfahrene Mitarbeiter entlässt und dafür nur noch junge und unerfahrenere Leute anstellt?

Wiederin betont, dass ein Mitarbeiter generell produktiv sein, von den Werten her zum Unternehmen passen und die Regeln des Unternehmens befolgen müsse. Es könne durchaus Sinn machen, jemanden zu behalten, der etwas weniger produktiv sei, dafür aber zum guten Klima beitrage. Natürlich könne man mit Frühpensionierungen sparen. Wenn eine Branche vor allem auf körperlicher Leistung aufbaue, dann seien ältere Mitarbeiter nicht mehr gleich leistungsfähig, würden jedoch manchmal trotzdem mehr verdienen als die Jüngeren.

Nicht sehr sinnvoll sei es aber, in Know-how-intensiven Branchen mit Frühpensionierungen zu hantieren. Dadurch gehe wesentliches Wissenskapital verloren, sagt Wiederin.
Was auch gar nicht funktioniere, sei, vollwertige erfahrene Leute mit Praktikanten zu ersetzen, denn dadurch stimme zwar die Mitarbeiterzahl wieder bei niedrigeren Lohnkosten, doch sei die Erfahrung und somit die Leistung bei weitem nicht mehr dieselbe.

 

Bonikürzungen unten mehr als oben

Wiederin glaubt, dass bei den Bonirunden tatsächlich manchmal unten mehr gespart werde als oben. Angeführt würden dabei die üblichen Argumente: Je schlechter das Geschäft, desto mehr würden die Chefs arbeiten, gleichzeitig wird weniger produziert, weshalb in den unteren Reihen weniger gearbeitet werde. Zudem müssten gerade in schwierigen Zeiten die guten Kaderleute mit einem guten Bonus bei der Stange gehalten werden.

„Diese Begründungen sind nicht ganz falsch“, sagt Wiederin. Doch handle es sich hier um eine Frage der Firmenkultur und der Symbolik. Zum einen müsse betrachtet werden, wie sich die Boni für die einzelnen Hierarchien in den letzten Jahren entwickelt haben. Ging es steil nach oben, könne man diese bei schlechtem Geschäftsgang auch wieder leichter senken. In Betracht müsse aber auch gezogen werden, dass wenn ein Unternehmen in den oberen Kader die Boni um 20 Prozent kürze, die unteren Stufen häufig ihre Boni zu 100 Prozent erhalten könnten.

 

Torpedierung durch Mitarbeiter

Zusammengefasst verweist Wiederin darauf, dass viele der angeführten Sparmaßnahmen mehr als Signale aufzufassen seien, denn als wirtschaftlich sinnvoll. Deutlich mehr Sinn würden nachhaltige, gut durchdachte Spar-Programme machen.
Wiederin betont zudem, dass alle die genannten Sparmaßnahmen von den Mitarbeitenden bei Nichtgoutierung torpediert werden können. „Jetzt muss ich für den Kaffee zahlen, dafür bediene ich mich jetzt gratis beim Büromaterial für zu Hause“, könne die Reaktion sein oder Mitarbeiter melden sich öfter krank als früher. „Das kann für eine Firma sehr teuer werden.“
Idealerweise erkläre ein Unternehmen die Kostensenkungen seinen Leuten wie folgt: „Wir müssen die Kosten insgesamt von x auf y runter schrauben. Wir können jetzt überlegen, ob wir beispielsweise beim Kaffee sparen sollen oder neu doppelseitig drucken“. Alles, was über das „normale“ Maß hinaus geht, könne als Investition betrachtet und somit gegeneinander abgewogen werden.

 

 

(Quelle: NZZ Online, Dienstag 10. August 2010)
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