Kaffeevollautomat von der Steuer absetzen: So geht’s

Das Wichtigste zusammengefasst:

• Ein Kaffeevollautomat kann steuerlich geltend gemacht werden, wenn er ausschließlich betrieblich genutzt wird.
• Abhängig von den Anschaffungskosten kann eine Kaffeemaschine als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) sofort oder als Sammelposten verteilt auf mehrere Jahre abgeschrieben werden.
• Ab 1.000 € Kosten spricht man nicht mehr von GWGs, sondern von Anlagen, die verteilt auf fünf Jahre Nutzungsdauer, abgeschrieben werden können.
• Für das Homeoffice sind solche Aufwendungen gewöhnlich nicht absetzbar.

Kaffeevollautomaten steuerlich absetzen – worum geht es?

In Büros und Betrieben werden jährlich Tausende von Litern Kaffee getrunken. In den meisten Betrieben stehen Kaffeevollautomaten oder Kaffeemaschinen, an denen sich auch die Mitarbeitenden bedienen können. Sie dienen auch der Bewirtung von Kunden und Geschäftspartner:innen. Wenn Sie einen Kaffeevollautomaten für Ihr Unternehmen anschaffen, können Sie diesen steuerlich absetzen und somit Geld sparen. Doch was bedeutet das eigentlich genau? Das Finanzamt erkennt bestimmte Ausgaben als betrieblich veranlasst an und ermöglicht deren Abzug von der Steuerlast. Dazu gehören auch Anschaffungskosten für Gegenstände wie Kaffeevollautomaten, die im betrieblichen Kontext genutzt werden. Allerdings müssen hier gewisse Voraussetzungen erfüllt sein.  

Kaffeevollautomat absetzen – die Voraussetzungen

Die Anschaffungskosten als auch die laufenden Kosten wie Strom oder Wasser sind absetzbar. Wenn Sie diese Voraussetzungen erfüllen, können Sie den Kaufpreis des Kaffeevollautomaten als Betriebsausgabe in Ihrer Steuererklärung angeben und somit Ihre Steuerlast reduzieren.

Welche Kosten sind beim Kaffeetrinken absetzbar?

Die Anschaffung für einen Kaffeevollautomaten können je nach Modell und Ausstattung sehr kostspielig sein. Erfüllen Sie die Voraussetzungen für die Abschreibung Ihres Kaffeevollautomaten, können Sie:

• Die Anschaffungskosten steuerlich geltend machen
• Die laufenden Kosten als klassische Betriebsausgaben verbucht
• Die Wartung, Reparatur und Montage des Geräts absetzen

Unter laufende Kosten versteht man Kaffeebohnen, Milch und Zucker, Kaffeetassen oder Thermoskannen, alles was zum Kaffee trinken gebraucht wird. Neben den Verbrauchsmaterialien müssen Kaffeevollautomaten regelmäßig gewartet werden. Auch diese Aufwendungen sind steuerlich voll absetzbar. Geht ein Kaffeevollautomat kaputt und wird ein Ersatzteil benötigt, werden die Reparatur- und Montagekosten ebenfalls als Sofortaufwand in dem Monat verbucht, in dem sie anfallen.

Tipp: Es empfiehlt sich daher, genau Buch zu führen und alle Kostenbelege aufzubewahren, um eine genaue Berechnung der steuerlichen Vorteile vornehmen zu können.

Wie können Sie einen Kaffeevollautomaten fürs Büro absetzen?

Wie Sie den Vollautomaten bei der Steuererklärung geltend machen, ist im Wesentlichem abhängig von den Ausgaben. Liegt der Kaufpreis (netto) bei bis zu 250 €, ist Ihr Kaffeevollautomat sofort abzugsfähig im Jahr der Anschaffung.
  
Betragen die Anschaffungskosten mehr als 250 Euro bis zu 1.000 Euro, kann Ihr Kaffeevollautomat als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) gezählt und als Sammelposten oder über die Nutzungsdauer, über mehrere Jahre verteilt, abgeschrieben werden. Hierfür gibt es genaue Vorgaben in der sogenannten Abschreibungstabelle für allgemein verwendbare Anlagegüter (AfA-Tabelle). Die Nutzungs- und Abschreibungsdauer für Kaffeevollautomaten ist auf fünf Jahre festgelegt.

Was ist ein Sammelposten und wieso eine Abschreibung über fünf Jahre?

Im Rahmen eines Sammelpostens werden alle Arbeitsmittel (geringwertige Wirtschaftsgüter) eines Geschäftsjahres zusammengefasst. Der Anschaffungspreis liegt dabei zwischen 250 und 1.000 Euro. Die Gesamtanschaffungskosten werden gleichmäßig auf die nächsten fünf Jahre verteilt. So profitieren Unternehmen jedes Jahr von der Abschreibung und reduzieren ihre Steuerlast kontinuierlich, statt einmalig.

Kaffeevollautomat mieten, leasen oder kaufen – was lohnt sich für Unternehmen mehr?

Wenn Sie einen leistungsstarken und zuverlässigen Kaffeevollautomaten bevorzugen, ist die Investition bei der Anschaffung relativ hoch. Wie leistungsfähig ein Kaffeevollautomat sein muss, hängt vor allem davon ab, wie viele Tassen pro Tag voraussichtlich getrunken werden. Eine hohe Auslastung erfordert höherwertige Komponenten. Aber auch spezielle Anforderungen eines Unternehmens beeinflussen den Preis, zum Beispiel durch eine bestimmte Ausstattung. Unser Tipp: Nicht am falschen Ende sparen, denn wer billig kauft, kauft meist zweimal!
Geht das Gerät kaputt oder haben Sie Probleme damit, müssen Sie zunächst die Servicekosten bezahlen. Diese können Sie aber in dem Monat, in dem sie anfallen, als Sofortaufwand abschreiben.

Service ist in der Miete inkludiert

Bei der Miete hingegen zahlen Sie monatlich und der Service ist in der Regel inbegriffen. Sie haben also keine große Investition, sondern eine überschaubare monatliche Rate, die sie jeden Monat als Betriebsausgabe absetzen können. Sollten Sie einen Serviceeinsatz benötigen, ist dieser für Sie kostenlos – egal, wie oft. Bei einer Nutzungsdauer von 5 Jahren sind Ausfälle immer möglich - so sind Sie auf der sicheren Seite.
Ein wesentlicher Vorteil der Miete ist die Flexibilität: Ist ein Teil defekt, dass nicht vor Ort getauscht werden kann, erhalten Sie kostenlos ein Austauschgerät. Wächst Ihr Bedarf, können Sie einfach auf ein größeres Modell upgraden.

Tipp: Nutzen Sie Bezahlsysteme bei Ihrem Vollautomaten. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit einen Münzprüfer oder eine Chipkarte an das Gerät zu koppeln. So können Sie die Miete auf die Nutzer:innen umlegen oder als Wiederverkäufer von Kaffeespezialitäten sogar Gewinn machen. Erfahren Sie auf unserer Seite über Bezahlsysteme alles zu dieser Möglichkeit.

Was sich am meisten lohnt, muss für jeden Betrieb individuell geprüft werden.

Kaffeemaschine für das Homeoffice oder Arbeitszimmer abschreiben?

Kurz gesagt: leider nein! Wenn Sie von zu Hause arbeiten, sogar in einem eigens dafür eingerichteten Büro, ist die Anschaffung einer Kaffeemaschine steuerlich nicht absetzbar. Eine überwiegend private Nutzung kann nicht ausgeschlossen werden und das widerspricht den oben genannten Voraussetzungen. Ist das Arbeitszimmer nicht direkt mit der Wohnung verbunden und kann durch zwei separate Mietverträge belegt werden, ist die Möglichkeit wiederum gegeben.

Fazit: Sparen Sie Geld während Ihrer Kaffeepause

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Kaffeevollautomat für Unternehmen eine leckere und bequeme Art der Kaffeeversorgung bietet und zudem steuerliche Vorteile als Betriebsausgabe ermöglicht. Darüber hinaus können Wartungs- und Reparaturkosten sowie der Austausch von Verbrauchsmaterialien wie Kaffeebohnen oder Milchpulver als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Insbesondere das Mieten von Kaffeevollautomaten bietet Unternehmen steuerliche Vorteile, die oft unerkannt bleiben:

• Miete als Betriebsausgaben monatlich absetzen
• Steuerlast des Unternehmens mindern
• Hohe Investitionen durch die Anschaffung entfallen
• Kurzfristig und flexibel auf einen anderen Vollautomaten umsteigen, wenn sich der Bedarf ändert oder das Gerät kaputt sein sollte
• kostenloser Service 7 Tage die Woche, persönlich oder am Telefon – da dieser in der Miete inkludiert ist

Nutzen Sie die steuerlichen Vorteile eines Kaffeevollautomaten, um sowohl Ihren Mitarbeitenden als auch Ihrem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten.